Asiakirjajulkisuus

Mikäli asiakirja ei vielä ole julkinen, tiedonsaanti siitä on viranomaisen harkinnassa. Tiedon saamista ei tällaisistakaan asiakirjoista saa rajoittaa ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista.

Kielteinen päätös on perusteltava. Tiedon antamiseen saattaa vaikuttaa muun muassa tietosuojasääntely.

Lähtökohtaisesti kunnan tulee suhtautua myönteisesti harkinnanvaraiseen julkisuuteen. Tiedon pyytäjiä pitää kohdella tasapuolisesti.

Julkisuuslailla pyritään edistämään viranomaisten toiminnan avoimuutta. Lain tavoitteena on myös parantaa mahdollisuuksia saada tietoja viranomaisten käsittelyssä olevista asiakirjoista.

Viranomaisen asiakirja

Asiakirjan käsite on kattava ja sisältää perinteiset ja sähköiset asiakirjat sekä myös muut teknisillä apuvälineillä luettavat viestit, jotka on tallennettu tietylle alustalle (muun muassa cd- ja dvd-levyt, muistitikut, mikrofilmit ja muut vastaavat tallenteet).

Myös esimerkiksi sähköpostiviesti voi olla luonteeltaan laissa tarkoitettu viranomaisen asiakirja.

Julkisuuslakia sovelletaan vain viranomaisen asiakirjoihin. Viranomaisen asiakirjana pidetään viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen on laatinut tai joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten.

Viranomaisen asiakirjaksi katsotaan myös kunnan ostopalveluiden ja toimeksiantosuhteiden yhteydessä laaditut asiakirjat; myös silloin, kun ne eivät ole fyysisesti viranomaisen hallussa. Esimerkiksi kunnalta toimeksiannon saaneen yksityisen konsultin tai Kuntaliiton lakiyksikön laatimat selvitykset ovat kunnan asiakirjoja.

Laissa säädetään erikseen myös asiakirjoista, jotka eivät ole viranomaisen asiakirjoja. Esimerkiksi viranhaltijan, tilintarkastajan tai kunnalta toimeksiannon saaneen yksityisen konsultin luonnokset, valmistelijan omat muistiinpanot ja erilaiset valmisteluun liittyvät neuvottelumuistiot eivät lähtökohtaisesti ole viranomaisen asiakirjoja, vaan jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle.

Julkisuuden alkamisajankohta

Julkisuuslaissa säädetään erikseen viranomaisen laatiman ja viranomaiselle toimitetun asiakirjan julkiseksitulosta.

Diaarin merkintä on julkinen, kun se on tehty. Viranomaisen esitys, ehdotus ja aloite ovat julkisia, kun ne on allekirjoitettu. Toimielimen pöytäkirja on julkinen, kun se on allekirjoitettu ja tarkastettu.

Viranomaiselle asian käsittelyä varten toimitetut asiakirjat tulevat julkisiksi pääsääntöisesti silloin, kun viranomainen on ne saanut.

Viranomaiselle toimitetut hankinta-, urakka- ja muut vastaavat tarjousasiakirjat sekä viranomaisen laatimat edullisuusvertailulaskelmat ynnä muut tulevat kuitenkin julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Lain soveltaminen julkisuusmyönteisesti edellyttää, että tarjousasiakirjoista annetaan tietoja, kun asiasta on päätetty. Tarjouspyynnöt tulevat julkisiksi, kun pyyntö on allekirjoitettu. Allekirjoituksen jälkeen julkinen tieto on myös se, keneltä tarjouksia on pyydetty.

Julkisuuslain soveltamisalan piiriin kuuluvasta asiakirjasta tulee, lain mukaan salassa pidettäviä tietoja lukuun ottamatta, julkinen viimeistään, kun asian käsittely viranomaisessa on päättynyt.

Tiedon antaminen asiakirjasta, joka ei vielä ole tullut julkiseksi, on viranomaisen harkinnassa.

Salassapito

Käsite sisältää asiakirjasalaisuuden, vaitiolovelvollisuuden ja salassa pidettävien tietojen hyväksikäyttökiellon.

Kun asiakirja on säädetty salassapidettäväksi, se on salainen jokaisen viranomaisen hallussa. Viranomainen ei voi julistaa asiakirjaa tai sen osaa salassa pidettäväksi, vaan salassapitoon on oltava laintasoinen peruste.

Asiakirjan salassapito on eräissä tapauksissa ehdoton, mutta useimmiten salassapito määräytyy sen mukaan, aiheutuuko tiedon antamisesta vahinkoa.

Pääsääntö on, että viranomainen voi luovuttaa salassapidettävän tiedon vain silloin, kun siihen on asianomaisen suostumus tai tiedon antamisesta on säädetty laissa. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon.

Asianosaisen tiedonsaantioikeus

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.

Asianosaisen samoin kuin hänen edustajansa ja avustajansa lähtökohtaisesti laajaa tiedonsaantioikeutta on eräiltä osin kuitenkin rajoitettu. Heillä ei ole oikeutta esimerkiksi asiakirjaan, josta tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua.